Falha de comunicação central de monitoramento: como evitar a falta de controle e registro das informações?
“As falhas de comunicação são extremamente comuns em qualquer empresa. Algumas são facilmente corrigidas, outras trazem um grande transtorno operacional, podendo incorrer, inclusive, na perda de clientes.” Essas palavras de Ronald Wolochn, CEO do Sistema Iris, são um importante alerta a respeito das falhas de comunicação central de monitoramento.
Pensando nisso, apresentamos a seguir algumas estratégias para evitar a falta de controle e registro das informações, diminuindo as chances de falha de comunicação central de monitoramento. Confira!
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Cadastre informações corretamente
Uma das principais formas de evitar falha de comunicação central de monitoramento é garantir que informações e processos estejam padronizados. Para isso, é interessante que, já no momento da venda, o cliente preencha e assine um formulário com todos os dados necessários para seu cadastro na empresa, para confirmar as informações e diminuir as falhas de comunicação. Esse formulário será a base para incluir as informações no sistema.
“O cadastro bem feito é a base de atuação de toda a empresa. A informação constante ali será utilizada por todos os departamentos, e a falta dela pode comprometer toda a operação”, reforça Ronald.
Se sua empresa já conta com uma carteira de clientes com um número mais alto de contas e esse procedimento nunca foi feito, será complexo adequar os clientes antigos ao preenchimento deste formulário. Nesse caso, os clientes novos podem utilizar o formulário e os antigos podem ter suas informações atualizadas a cada visita técnica de manutenção ou contato estabelecido.
Dessa forma, com algum tempo, sua empresa terá um sistema completo, com informações atualizadas e menores chances de que aconteça uma falha de comunicação central de monitoramento.
Registre apenas informações relevantes
O reconhecimento das informações relevantes para a operação de sua empresa é outro fator importante para evitar falha de comunicação central de monitoramento. Se sua empresa não controla horários de ativação e desativação do cliente, não precisa colocar essa informação no sistema. Se não atua em casos de falha de energia ou teste, não precisa deixar o sistema controlando isso.
Para Ronald, a definição clara e correta das informações realmente relevantes para o trabalho executado pela empresa reduz o estresse da operação e também minimiza os erros, pois o foco do tratamento se volta para o que realmente importa para a empresa de monitoramento.
Facilite o acesso à informação
Além de reconhecer as informações relevantes e configurar todo o sistema para que lide apenas com elas, outra forma de evitar falha de comunicação central de monitoramento é facilitar o acesso dos operadores a essas informações.
Imagine, por exemplo, que um cliente liga pedindo uma informação simples e não consegue sequer que o atendente localize seu cadastro. Ou então o técnico vai realizar uma manutenção e descobre que o equipamento que levou consigo é incompatível com o instalado no cliente. Não é bom que isso aconteça, não é mesmo?
Para Ronald, “situações como essas podem ser evitadas facilmente com disciplina e processos bem definidos, que iniciam na hora da contratação e continuam durante a vida do cliente na empresa”. Por isso, é importante que as informações estejam sempre ao alcance dos técnicos e operadores, para evitar falha de comunicação central de monitoramento.
Utilize tecnologia para aprimorar processos
Já não é viável operar uma empresa de segurança sem contar com um software de monitoramento. Ele facilita e automatiza diversas etapas da operação, além de otimizar o atendimento e melhorar a produtividade da equipe e, assim, ajuda a evitar falha de comunicação central de monitoramento.
Para que sua empresa coloque em prática a primeira dica que demos aqui, o Sistema Iris tem o cadastro de informações mais completo do Brasil. Nele é possível relacionar materiais existentes no cliente, datas de instalação e quantidades, assim como ordens de serviço executadas no cliente, equipamentos e serviços utilizados e quem os realizou. E se integrado a um sistema ERP, o sistema possibilita ainda que os materiais sejam incluídos automaticamente na conta do cliente assim que a instalação for concluída.
Para registrar as informações e evitar falha de comunicação central de monitoramento, o Sistema Iris dispõe de “textos padrão” que podem ser utilizados para registrar ações, além de um controle de turnos, em que todas as ocorrências tratadas pelo operador são adicionadas automaticamente. Informações sobre ordens de serviço abertas e deslocamentos de atendimento efetuados também podem ser facilmente registradas no sistema.
E para facilitar o acesso às informações e evitar falha de comunicação central de monitoramento, o Sistema Iris disponibiliza sinais de alerta e informações sobre o status do cliente por meio de ícones coloridos, facilitando a visualização e o entendimento do operador. Também permite a pesquisa de dados dos clientes cadastrados de diversas maneiras, como nome, telefone, cidade ou endereço.
Por fim, Ronald Wolochn, nosso CEO, lembra que, “para que tudo isto funcione de forma eficiente, é necessário disciplina para que o cadastro das informações no sistema seja efetuado de forma correta, permitindo que ela seja consultada rapidamente. De nada adianta a existência dos campos para registro no sistema se eles não são utilizados corretamente!”.
Conheça o Sistema IRIS
O Sistema IRIS é um poderoso Software para Empresas de Monitoramento, dispomos de várias soluções para sua empresa aumentar o faturamento.
O IRIS Central é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de câmeras, controle de acesso, automação e analíticos de vídeo.
IRIS Automação, esse módulo é ideal para parceiros que desejam atuar com automação, controle de acesso e/ou portaria remota.
IRIS CMS módulo de visualização online de câmeras, permitindo que as imagens sejam abertas simultaneamente com o evento do alarme, trazendo assim maior assertividade no monitoramento de alarmes.
IRIS VMS esse módulo está intrinsecamente integrado com a visualização e gravação de câmeras, sendo possível acessar tais gravações das imagens – por evento – tanto de movimento ou 24/7.
App IRIS Operacional permite que várias ações de monitoramento sejam realizadas à distância, mediante app instalado em um celular ou tablet.
App IRIS Security é um aplicativo desenvolvido para que o usuário do sistema tenha todo o acesso na palma de sua mão.
